چگونه اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) می تواند بهره وری شرکت را افزایش دهد

به گفته Hikari Senju، بنیانگذار و مدیر عامل Omneky، ارائه دهنده پلتفرم تبلیغاتی، همه گیری کووید 2020 جهان را 10 سال به آینده کشاند و شرکت ها را مجبور کرد تا فرآیندهای خود را از طریق اتوماسیون ساده کنند. او معتقد است که رکودی که به طور گسترده پیش بینی می شود، RPA را بیشتر در کانون توجه قرار خواهد داد.

همه‌گیری نشان داد که فرآیندهای خاصی غیرمولد هستند و می‌توانند بهتر از طریق فناوری خودکار شوند. اکنون، رکود قریب الوقوع سال 2023، شرکت ها را مجبور به کاهش هزینه کرده است، که منجر به پذیرش سریع RPA ها می شود.» او به VentureBeat گفت.

از نظر سنجو، RPA و اتوماسیون در صنعت خدمات خلاقانه، کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا از رقبا پیشی گرفته و خود را با تقاضاهای بازار در حال تغییر وفق دهند.

البته این در صورتی است که RPA درست انجام شود.

اتوماسیون فرآیند رباتیک، زمانی که به درستی انجام شود، کارهای دستی سطح پایین و تکراری را انجام می دهد که وقت کارگران را مصرف می کند. خطاهای داده را کاهش می دهد و در نتیجه کیفیت بالاتری ایجاد می کند و سربار را به شکل افراد کمتری که برای انجام وظایف مورد نیاز هستند کاهش می دهد. در واقع، می‌تواند کارمندان را آزاد کند تا روی کارهای سطح بالاتر و استراتژیک تمرکز کنند و با حذف نیاز به مداخله انسانی، خطاها را کاهش دهد و در نتیجه بهره‌وری و کارایی را افزایش دهد.

و از همه بهتر این است که منجر به سرعت می شود.

مزیت اتوماسیون

در حالی که اتوماسیون IT سنتی برای خودکارسازی وظایف خاص در یک فرآیند تجاری صرفاً به رابط های برنامه نویسی مانند API ها متکی است، RPA از هر دو رابط برنامه نویسی و رابط کاربری برای خودکارسازی کل فرآیند کسب و کار از ابتدا تا انتها استفاده می کند. این به RPA اجازه می دهد تا قابلیت های کاربران انسانی را با ربات های نرم افزاری ترکیب کند و در نتیجه طیف وسیع تری از قابلیت های خدماتی را به همراه داشته باشد.

برای مثال، نرم‌افزار RPA می‌تواند با ترکیب تکنیک‌های برنامه‌نویسی رابط و درک کامل تعامل صفحه کاربر، مدیریت فاکتور را از ابتدا تا انتها ساده کند. این به نرم افزار اجازه می دهد تا به طور خودکار فاکتورها را از سیستم های حسابداری بازیابی کند، داده ها را در پورتال پردازش فاکتور وارد کرده و فاکتور را برای تایید مسیریابی کند.

علاوه بر این، ادغام هوش مصنوعی (AI) سرعت و کارایی اتوماسیون را در یک مدل قیمت‌گذاری مبتنی بر مصرف بهبود می‌بخشد و دیجیتالی شدن فرآیندهای تجاری را ارتقا می‌دهد.

RPA در سه تا چهار سال گذشته رشد چشمگیری داشته است. طبق گزارش Fortune Business Insights، پیش‌بینی می‌شود که بازار جهانی اتوماسیون فرآیند رباتیک تا سال 2029 از 10 میلیارد دلار در سال 2022 به 43.5 میلیارد دلار افزایش یابد که نرخ رشد سالانه 23.4٪ است.

Senju گفت که عملیات تجاری پرهزینه هدف اصلی RPA است، زیرا CIOهای عملی به دنبال کارایی جدید هستند. این به ویژه در مورد شرکت هایی مانند او که به دنبال افزودن قابلیت های مبتنی بر هوش مصنوعی به سبد نرم افزاری کاربران هستند، صادق است.

او گفت که RPA به طور قابل توجهی بخش خدمات خلاقانه را با امکان خودکارسازی بهتر عملیات پرهزینه تجاری متحول می کند. Omneky با اجرای یک رویکرد اتوماسیون همه‌کانالی برای مقیاس‌بندی آزمایش خلاقانه A/B، توانسته است هزینه‌ها را به همراه افزایش عملکرد کاهش دهد.

اجرای RPA

اگرچه RPA می تواند کارایی را افزایش دهد و هزینه ها را کاهش دهد، اجرای آن می تواند یک کار دلهره آور باشد. شرکت‌ها باید برنامه جامعی را طراحی کنند که با بودجه کافی و نظارت مستمر بر عملکرد و نتایج تکمیل شود.

راجش راهجا، مدیر ارشد مهندسی در پلتفرم اتوماسیون مبتنی بر ابر بومی، در مورد چالش‌های فعلی ادغام RPA در معماری‌های سازمانی صحبت کرد. به گفته او، این معماری‌ها به انعطاف‌پذیری بیشتری نیاز دارند تا قابلیت‌های جدید را در طراحی خود بگنجانند.

«معماری‌های سنتی چندان مورد استقبال قرار نمی‌گیرند [being] راحجا به VentureBeat گفت: با قابلیت های جدید مورد نیاز برای پشتیبانی از اتوماسیونی که RPA به ارمغان می آورد، گسترش یافته است. این امر ادغام با سیستم های مورد نیاز را دشوار می کند.

به نوبه خود، RPA سنتی ممکن است از اتصالات شکننده استفاده کند که با تغییر یا به روز شدن آن سیستم ها خراب می شوند.

برای جلوگیری از چنین خطراتی، اولین گام در اجرای RPA، شناسایی فرآیندهایی است که برای اتوماسیون مناسب هستند. این شامل وظایفی است که تکراری، وقت گیر و مستعد خطا هستند، در زمینه هایی مانند امور مالی، منابع انسانی، خدمات مشتری و موارد دیگر.

در مرحله بعد، مجریان باید با دقت برنامه هایی را برای بهبود فرآیندهای تجاری انتخاب شده توسعه دهند.

چالش امروز این است که اغلب اوقات RPA نیاز به سازماندهی مجدد دارد [a] شرکت [existing] ساختار CIOها همیشه باید تصمیمات خود را بر اساس هزینه های تغییر در نظر بگیرند.

سنجو گفت: جنبه های اصلی که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از: هزینه تغییر به سیستم جدید و بازگشت سرمایه بالقوه (ROI) برای سازمان چقدر است؟ و هزینه ماندن در سیستم فعلی و از دست دادن رقابت یا سهم بازار چقدر است؟

یک CIO می تواند با ارزیابی جنبه های کلیدی از جمله:

• مورد تجاری: ارزیابی کنید که آیا راه حل پیشنهادی RPA یک ROI واضح و قانع کننده ارائه می دهد یا خیر. این شامل تجزیه و تحلیل صرفه جویی های بالقوه راه حل و بهبود کارایی است.
• امکان سنجی فنی: ارزیابی کنید که آیا راه‌حل پیشنهادی RPA می‌تواند در زیرساخت فناوری اطلاعات موجود ادغام شود و آیا می‌تواند حجم داده‌ها و فرآیندهایی را که سازمان برای خودکارسازی نیاز دارد مدیریت کند یا خیر.
• مقیاس پذیری: در نظر بگیرید که آیا راه حل RPA به گونه ای طراحی شده است که مطابق با تعداد روزافزون فرآیندها و کاربران سازمان باشد. راه حل RPA باید بتواند با تغییر نیازمندی ها و رویه های تجاری در طول زمان سازگار شود.
• امنیت داده ها: اطمینان حاصل کنید که راه حل RPA از داده های حساس محافظت می کند و با مقررات و استانداردهای مربوطه مطابقت دارد.
• مجموع هزینهی مالکیت: کل هزینه مالکیت راه حل RPA، از جمله هزینه اولیه، هر گونه هزینه تعمیر و نگهداری مداوم و هر گونه هزینه پنهان را در نظر بگیرید.

تولید اتوماسیون

سنجو گفت سال 2023 برای حوزه RPA و اتوماسیون بخش خدمات خلاق مهم خواهد بود. او مانند دیگران، طلوع هوش مصنوعی مولد را به عنوان یک محرک رشد می بیند.

او گفت: «هوش مصنوعی مولد توانایی انسان را برای تشخیص الگوها از مقادیر زیادی داده و استفاده از این یادگیری ها برای ایجاد محتوا – اعم از متن، تصویر یا ویدیویی که به زودی ساخته می شود، خودکار می کند.

هر تغییری که در چند سال گذشته شاهد بودیم، باید شاهد شتاب بیشتری باشیم.»

آیا پیشرفت‌های فناوری امکان اتوماسیون کارهایی را که قبلاً تصور می‌شد در حوزه انحصاری خلاقیت انسان است، مانند تولید محتوا، طراحی و ویرایش ویدیو، فراهم می‌کند؟ بله، سنجو گفت.