چگونه هوش مصنوعی بی سر و صدا در حال متحول کردن دفتر پشتیبان است

هوش مصنوعی (AI) سر و صدای زیادی در برنامه های سازمانی در سراسر جهان ایجاد می کند، اما بیشتر توجه به عملکردهای عمومی مانند چت بات ها و دستیاران شخصی یا حرفه ای معطوف شده است. اما این واقعیت را پنهان می‌کند که بسیاری از کنش‌های واقعی در پشت صحنه اتفاق می‌افتد، در بی‌شمار فرآیندهای پشتیبان که به هزینه‌ها و پیچیدگی‌های اداره یک سازمان مدرن کمک می‌کنند.

با این حال، هوش مصنوعی مانند نسل‌های قبلی فناوری نیست، که عملیات خاصی را هدف قرار داده و به گونه‌ای طراحی شده‌اند که به شیوه‌ای از پیش تعریف‌شده عمل کنند. در عوض، چالش پیش روی شرکت ایجاد نوعی از فرآیندهای آموزشی و توسعه است که به هوش مصنوعی اجازه می‌دهد فرآیندهای دستی سنتی را تحت کنترل کاملاً خودکار قرار دهد – اساساً با فرض کار روزمره اداره دفتر در حالی که نیروی کار بر ادامه تمرکز می‌کند. بهینه سازی و توسعه استراتژیک

هوش مصنوعی مناسب برای کار

با این حال، همه فرآیندهای پشتیبان یکسان نیستند، و برخی از آنها سریعتر از بقیه به این الگوی جدید می‌روند. بنابراین، وظیفه در دست این است که تعیین کنیم کدام توابع نه تنها آسان‌ترین خودکارسازی هستند، بلکه مستقیماً به نتیجه نهایی کمک می‌کنند.

به گفته Automation Anywhere، توسعه‌دهنده اتوماسیون فرآیندهای رباتیک و سایر فناوری‌ها، سازمان‌هایی که بهترین نتایج را از تحول پشتیبان می‌بینند، بر این حوزه‌های کلیدی تمرکز کرده‌اند:

• حساب های پرداختنی: هوش مصنوعی در مقایسه با یک تیم از کارمندان، به مراتب توانایی بیشتری در مقیاس‌بندی عملیات در پاسخ به بارهای کاری دریافتی دارد. این کار کارهای وقت گیر مانند استخراج و اعتبارسنجی داده ها، اثبات تحویل و ارسال به ERP و پلتفرم های مالی را از بین می برد.
• حساب های دریافتنی: به همین ترتیب، AR مملو از کارهای دست و پا گیر است که بیشتر بر روی پردازش و انجام سفارش و همچنین صورتحساب و تخصیص پول نقد متمرکز است.
• ورود کارکنان: هوش مصنوعی وظایف معمولی مانند پر کردن فرم‌ها و پر کردن پایگاه‌های اطلاعاتی را انجام می‌دهد، که کارمندان را آزاد می‌کند تا جنبه‌های چالش‌برانگیز کار مانند استخدام و نگهداری را انجام دهند.
• مدیریت داده های کارکنان: این یک فرآیند با حجم بالا و تراکنش سنگین است که در آن یک کار اغلب باعث ایجاد چندین کار دیگر می شود. انتظار می رود اتوماسیون هزینه ها را در این زمینه تا 40 درصد کاهش دهد.

صنعت مراقبت های بهداشتی، به طور خاص، با بازگرداندن روش های اداری به هوش مصنوعی، به دنبال دستاوردهای قابل توجهی در کاهش هزینه و کارایی عملیاتی است. به‌عنوان یک صنعت کاملاً تنظیم‌شده، مراقبت‌های بهداشتی با کوه‌هایی از کاغذبازی‌های مرتبط با همه چیز، از دسترسی به بیمار و برنامه‌ریزی گرفته تا مطالبات بیمه‌ای و انجام داروهای تجویزی مواجه است.

تجزیه و تحلیل اخیر توسط MIT/Sloan Management نشان داد که هزینه های مدیریت بیش از یک سوم بار مراقبت های بهداشتی در ایالات متحده را تشکیل می دهد که به طور متوسط ​​​​حدود 2500 دلار برای هر نفر است. هوش مصنوعی می‌تواند بسیاری از این وظایف مانند کدگذاری پزشکی، صورت‌حساب و بازپرداخت را بر عهده بگیرد و در عین حال خطاها، ضایعات و تقلب‌ها را کاهش دهد. و برخلاف پیشرفت‌های قابل‌توجهی که در بخش بالینی اتفاق می‌افتد، هوش مصنوعی پشتیبان نیازی به تأیید FDA یا سایر بارهای نظارتی برای اجرا ندارد.

سبک کردن بار

صرف نظر از صنعت، یکی از بزرگترین مشکلات اداری هر سازمانی مدیریت اسناد است. خواه اسکن، ذخیره سازی، تطبیق یا هر کار دیگری باشد، مدیریت اسناد کاری دشوار و وقت گیر است. با توجه به راه حل های مدیریت برون سپاری، با این حال، هوش مصنوعی به سرعت راه خود را به طیف گسترده ای از برنامه های مرتبط با اسناد باز می کند، که نه تنها این فرآیندها را سریع تر و کارآمدتر می کند، بلکه ایمن تر نیز می کند. سازمان‌های متمایل به آینده متوجه شده‌اند که اسکن خودکار، استخراج داده‌ها، خوشه‌بندی و دسته‌بندی نیز داده‌های بدون ساختار بیشتری را با سرعت بیشتری به پلتفرم‌های تحلیلی می‌آورد که هوش تجاری کلی را بهبود می‌بخشد و تصمیم‌گیری را تسریع می‌کند.

با این حال، از قبل آگاه باشید – به گفته جان لوپکی از ITPro، استقرار هوش مصنوعی در فرآیندهای آفیس پشتیبان مانند تکان دادن سوئیچ نیست. برای یک چیز، مشاغل مختلف از انواع هوش مصنوعی سود می برند، چه هوش عمومی، یادگیری ماشینی یا اشکال پیشرفته تر یادگیری عمیق و شبکه های عصبی. به همین ترتیب، در صورتی که نیروی انسانی برای کسب حداکثر سود از این فناوری آموزش نبینند، استفاده بیش از حد از هوش مصنوعی می تواند مشکل ساز شود. در نهایت، رهبران کسب و کار باید درک کنند که بازگشت سرمایه قدیمی همچنان بر هر گونه استقرار فناوری حاکم است.

بدون شک سرفصل‌های آینده مملو از راه رفتن، صحبت کردن و رانندگی از اشکال هوش مصنوعی خواهند بود. اما منصفانه است که بگوییم اکشن واقعی در پشت صحنه است، جایی که نه تنها هزینه انجام کسب و کار را کاهش می دهد، بلکه محیطی پاسخگوتر و سازنده تر را هم در خانه و هم در دفتر فراهم می کند.